Ventajas del uso de Bases de Datos frente al anterior sistema de manejo de archivos

Una de las principales ventajas del uso de bases de datos frente al anterior sistema de manejo de archivos, se presenta cuando se almacenan varias copias de los mismos archivos en diferentes ficheros de almacenamiento de información; por consiguiente, esto genera un desperdicio de enorme de espacio de almacenamiento, además de generar una inconsistencia de los datos.

En cambio, los sistemas de bases de datos emplean ficheros relacionados e integrados, evitando de esta manera que se generen varias copias del mismo documento que ocupen un espacio innecesario.

Otra ventaja de las bases de datos con respecto al anterior sistema de archivos, es que al tener un dato que está almacenado una sola vez, cualquier actualización que se haga, ya sea su nombre, dirección, teléfono etc. Se actualizara una solo vez y de forma inmediata para los usuarios; mientras que en el sistema de archivos, es necesario actualizar los datos en todos los ficheros donde se encuentre la información almacenada; no obstante, muchos de los sistemas de gestión de bases de datos, cuentan con lenguajes de consulta que le permiten al usuario realizar búsquedas de una manera rápida sin necesidad de un programador que le ayude a acceder a la información, ya que muchas bases de datos cuentan con interfaces amigables al usuario.

En el anterior sistema de manejo de archivos, la información almacenada pertenece a un grupo exclusivo de personas o departamentos que las utilizan. Mientras que en el nuevo sistema, las bases de datos al pertenecer a una compañía, pueden ser utilizadas y compartidas libremente por todos los usuarios que tengan la autorización para obtener aquella información. A su vez, las bases de datos brindan una mayor protección de la información almacenada en ellas frente al antiguo sistemas de ficheros; por lo tanto, solo los usuarios autorizados podrán adquirir cierta información según sea su nivel de autorización. 

Por último, en algunos sistemas de ficheros, si varios usuarios pretenden acceder simultáneamente a la información de un mismo fichero, puede ocurrir que haya una interferencia en el acceso que produzca perdida de la información.

En la siguiente tabla, podemos ver de manera organizada y con ejemplos las diferencias entre las bases de datos y el anterior sistema de almacenamiento:

 

CARACTERÍSTICAS	BASES DE DATOS	SISTEMA DE ARCHIVOS
REDUNDANCIA	Solo hay una única referencia de información, evitando que los archivos se dupliquen.	Hay una gran cantidad de duplicidad de datos en los diferentes archivos del sistema.
	Ejemplo: supongamos que se necesitan los datos de un empleado por parte de la compañía de seguros y la compañía de prestadora de salud, ambas compañías presentan duplicidad de datos porque la fuente de información no está unificada. Con una base de datos, los datos estaría unificados y podrían ser solicitados desde ambas compañías.
MANTENIMIENTO EFICIENTE	Al actualizar o cambiar lo datos, estos se realizan en una única fuente, permitiendo que todos los datos estén unificados instantáneamente.	Se debe actualizar cada una de las fuentes en donde se encuentre archivada la información.
	Ejemplo: una persona inconforme con su nombre, va a una notaría y pide que se le cambie el nombre. En el sistema de archivos tocaría ir a todas las fuentes de información donde se encuentre el archivo y cambiarlo, mientras que en una base de datos, solo habría que cambiar el nombre desde su única fuente de información.
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO	Hay una mejor capacidad de almacenamiento al usar una bases de datos, ya que esta evita ocupar espacio innecesario  procurando no repetir archivos de información.	Por culpa de la duplicidad de archivos, se presenta un gasto innecesario de almacenamiento de información.
	Ejemplo: en el almacenamiento de datos personales de un trabajador, tanto en la compañía de salud como en la compañía de seguros, consumen espacio físico en ambos ficheros, mientras que con una base de datos no se pierde nada de espacio físico.
SEGURIDAD	En la bases de datos, se crean esquemas de acceso a los datos y a la información, proveyendo una capa de seguridad adicional.	No presenta un nivel de seguridad total, permitiéndole al usuario tener acceso a cierta información.
	Ejemplo: Cuando un usuario externo a una compañía intenta entrar en la base de datos de una empresa prestigiosa, con el objetivo de obtener información sobre posibles clientes potenciales. En las bases de datos, estas proveen mecanismos de control de acceso mediante dominios.
INDEPENDENCIA ENTRE DATOS Y APLICACIONES	En las bases de datos cada una de las tablas posee cierta información descriptiva sobre su contenido y significado.	Los datos dependen completamente de ciertos programas para ser interpretados.
	Ejemplo: si abrimos un archivo en un editor de texto y su contenido no está documentado; es decir, no posee la información suficiente de lo que el usuario está leyendo. Como por ejemplo un código o dato numérico sin referencias.
CONTROL DE RESTRICCIONES	En las bases de datos, encontramos que las restricciones son asignadas y no se deben implementar, además de poder aplicar las restricciones a datos en particular.	La restricción de los datos es muy compleja, solo se puede realizar atreves de programas.
	Ejemplo: suponga que desea controlar el dato de un trabajador de una empresa, en donde su número que lo identifica como un trabajador solo pueda ser con datos numéricos; por lo tanto, en una base de datos se podría poner la restricción al ingresar el dato.
COMPARTIR DATOS	Las bases de datos permiten un mejor sistema para compartir los datos, mientras un usuario está modificando una tabla, otro usuario puede acceder a esa tabla y los cambios realizados se verán simultáneamente.	Infortunadamente este proceso comparte datos en su totalidad, es decir, mientras un usuario está actualizando datos, otro usuario no podrá acceder a esos datos.
	Ejemplo: si la secretaria de la empresa, está modificando algunos datos sobre los ejecutivos más prestigiosos y sus clientes internacionales, cuando su jefe intente acceder a aquellos datos, deberá esperar a que la secretaria termine de modificar la información; mientras que con las bases de datos, la secretaria estaría modificando los datos y a su jefe no le sería bloqueada la información.
CONSISTENCIA DE TRANSACCIONES	Las bases de datos controlan la consistencia de transacciones, es decir, cuando una transacción no se realizó en su totalidad, esta quedara como estaba inicialmente. No se producirán cambios.	Si una o varias transacciones de datos, no se realizan en su totalidad o correctamente, la transacción sera inconsistente.
	Ejemplo: supongamos que el jefe de la empresa le pide a su secretaria que registre a 10 nuevos trabajadores, ella ingresa sus nombres, teléfonos, estudios universitarios, capacitaciones etc., pero antes de acabar, hay un corte de energía en la empresa, produciendo que la información quede inconsistente, pero con el uso de bases de datos, no se efectuarían cambios iniciales.

Referencias

1. Silberschatz, Abraham, Henry F. Korth, and S Sudarshan. FUNDAMENTOS DE BASES DE DATOS. 3rd ed. Madrid: McGRAW-HILL, 2002. 1-2. Web. 2 Feb. 2012. <http://es.scribd.com/doc/12309363/FUNDAMENTOS-DE-BASES-DE-DATOS-cuarta-edicion-Abraham-Silberschatz-Henry-F-Korth>.
2. Pérez Valdés, Damián. "¿Qué son las bases de datos?." Maestros del Web. Ed. Damián Pérez Valdés. N.p., 26 Oct. 2007. Web. 2 Feb. 2012. <http://www.maestrosdelweb.com/principiantes/%C2%BFque-son-las-bases-de-datos/>.
3. Thomas, Jacqueline. "What Is a Database Used For?." Life123 answers at the speed of life. N.p., n.d. Web. 3 Feb. 2012. <http://www.life123.com/technology/computer-software/database-software/what-is-a-database-used-for.shtml>.
4. Ramírez Cano, Mary E. Bases de datos. Cali, Colombia: Universidad Autónoma de Occidente, 2005. 07-09. Web. 5 Feb. 2012.